Purpose
为校园部门提供收集、保管和报告的指导 管理资金，并概述部门使用的具体现金处理程序.
Persons/Areas Affected
所有收到现金和现金等价物的部门.
Procedure
- 所有进账都必须以收据确认. Money must be given to the 出纳处在一个工作日内办理. A three-part receipt form 必须注明存款地点、金额、日期 and a signature. 我们建议包括一个加法机磁带或收银机磁带 with deposit.
- Monies must never be unattended. 这适用于收银机、桌面和现金 drawers. 如果员工出于任何原因离开他或她的工作岗位，不管怎样 简要地说，现金必须妥善保管在一个上锁的地方.
- 个人在任何时候都必须将流动现金资金保持在最低限度. Excess funds must 存放在出纳处.
- 在任何时候都不会收到学生的课堂材料费用 收银处以外的地方.
- 收到的现金不得在没有购买的情况下用于找零或零用 cash purposes. 支出或退款不能从现金收入中支付.
- Funds must be kept secured until deposited, overnight storage is prohibited; night 学生会计处和警察大楼设有收集箱 Oceanside校区和San Elijo的行政大楼.
- 在任何情况下，个人都不应将现金存放在自己的个人资金中; 或者把钱带回家保管.
- 亲自或通过邮件收到的所有类型的支票都应严格限制 endorsed immediately….. “只收取押金十大菠菜台子”.
- 发放门票的部门/学生俱乐部顾问将负责
在他们保管期间对票的保护. Within three days following
职能小组必须提交资金和总收入对账单，
已售出的总票和未售出的总票到出纳处，包括
退还所有未使用的机票及已收取的押金收据. The funds collected
必须等于票价乘以售出的票数或者方差必须等于
explained. 所有戏剧、音乐或舞蹈门票将通过学生账户出售
或票务处，领取赠票券者必须兑换
一张赠票的代金券. - 每当资金存入出纳处时，该部门应进行比对 这笔款项由出纳用“收入”部门记在一般账上 ledger”. 不符之处应立即协调.
Night Drop Box Procedures
投件箱里的押金必须装在密封的袋子或信封里，并且必须有收据 注明金额、日期、事件名称、名称和签名.
“请确保钱袋完全通过投币口”
两名员工在清理通宵保管库的物品时在场. The 日志将由两名员工签名.
圣伊莱霍盒子里的东西会送到欧申赛德学生账户 通过装甲运输在下一次可用的交付. Authorized employees of the 校园警察将把箱子里的东西送到Oceanside警察局大楼 在下一个工作日到学生会计办公室.
Keys to the night depository safe are limited to appropriate personnel; authorized 工作人员仅包括校园警察、警察调度员和收银员.
订金收据将寄予有关人士.
Request For Trip Expenses
Contacts
Kristin Hitchcock
Bursar
760.795.6702
Margi Arguello
Cashier II
760.757.2121 x6835
Ruth Dean
Cashier II
760.795.6746
Dori Sexton
Cashier II
Third Party Billing
760.757.2121 x6534
